属人化していた受発注業務を見える化し、システム導入前の要件整理まで支援

※本事例は、支援内容のイメージを分かりやすくお伝えするための例示です。実在の特定企業の事例ではありません。

ご相談の背景

A社では、受発注業務が特定の担当者に依存しており、Excelと紙の管理が混在していました。担当者の不在時に業務が滞ることが度々あり、将来的なシステム導入も検討していましたが、何から手を付けるべきか整理できていない状態でした。

支援内容

1. 現状業務の可視化

現場担当者へのヒアリングを行い、受注から発注、納品確認までの業務フローを図で整理しました。あわせて、使用しているExcelファイルの種類と用途を一覧化しました。

2. 課題の整理と優先順位付け

二重入力が発生している工程、属人化リスクが高い工程を洗い出し、影響度と対応難易度の観点から改善の優先順位を整理しました。

3. IT導入前の要件整理

システム導入を検討する前段階として、業務上必要な機能、移行すべきデータ、現場が運用しやすい入力・確認方法を整理し、ベンダー比較の際の観点をまとめた資料を作成しました。

支援後の状況(想定される効果の例)

業務フローが可視化されたことで、担当者以外でも業務の全体像を把握できるようになり、システム導入の検討を自社の要件に基づいて進められる状態になりました。